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IDAE: TRANSFORMACIÓN DIGITAL - NUEVO PORTAL DEL EMPLEADO

IDAE Juan Carlos Oliden

El  IDAE, aborda la "Transformación Digital"  a través de la solución de "Portal del Empleado" de Albatian, logrando una mayor claridad y control de sus procesos operativos, reducción de costes, así como una mayor adaptabilidad, flexibilidad y rapidez a los cambios de las necesidades operacionales de sus empleados.

 

VISIÓN GENERAL DEL PAIS: ESPAÑA
SECTOR: Gobierno - Administración Pública
PERFIL DEL CLIENTE:

El Instituto para la Diversificación y Ahorro de la Energía, en adelante IDAE, es un organismo adscrito al Ministerio de Transición ecológica del Gobierno de España, busca contribuir a los objetivos de España en materia de mejora de la eficiencia energética, energías renovables y otras tecnologías bajas en carbono. En este sentido, lleva a cabo acciones de difusión y formación, asesoramiento técnico, desarrollo de programas específicos y financiación de proyectos de innovación tecnológica y de carácter replicable. 

BENEFICIOS OBTENIDOS

  • Homogenización de sistemas y en la realización de tareas.
  • Mejora en la usabilidad y experiencia del usuario mediante una reducción en la complejidad de las tareas.
  • Gestión de notificaciones a los empleados.
  • Mejora en los tiempos de realización de tareas.
  • Mayor control, trazabilidad y transparencia al disponer una completa información de gestión al instante e integrada.
  • Reducción del coste de puesta en producción e implantación  ya que se reducen en un 80% los desarrollos, de forma rápida y fácil, permitiendo definir modificaciones y realizar su modelado.
  • Una centralización y facilidad de mantenimiento, con la consiguiente mejora y reducción del número de errores.

DESCRIPCIÓN DE LA NECESIDAD

La actual era de “Transformación Digital”, la aparición de nuevas necesidades del modelo de negocio, y la necesidad de  cumplir con éxito las obligaciones impuestas en el marco de las obligaciones y requerimientos, demandados especialmente por, la Comisión Europea, junto con la obsolescencia de los sistemas de información existentes en el IDAE, le llevó, a abordar un proyecto de renovación y transformación tecnológica y de procesos integral y holística.

Una vez implantado el sistema central basado en SAP4 HANA para los procesos de Contratación, Compras y Económico-Financiero, era imprescindible, poner el foco en una solución que permitiera la automatización de procesos de negocio de manera transversal e integrada con los nuevos sistemas de la organización,  con la que poder interactuar desde diferentes canales y mecanismos de entrada y todo ello de una manera ágil, flexible, rápida y controlada. Todo ello motivado, por los continuos cambios en su modelo y operativa de negocio.

Para cubrir estos objetivos se estableció la necesidad de implantar, en una primera fase, un “Portal del empleado”, por la naturaleza transversal de sus procesos, estableciendo como objeto del alcance los procesos de:

  1. Gestión de viajes de los empleados
  2. Gestión de solicitudes de vacaciones.
  3. Gestión de partes de trabajo – Imputación a proyectos.

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DESCRIPCIÓN DE LA SOLUCIÓN

Mediante los servicios y soluciones de “Transformación Digital” de ALBATIAN, diseñamos una “solución de procesos y tecnología” acorde y a la medida de la necesidad del IDAE, con la que se ha conseguido, una mayor comprensión y control de las tareas de la organización realizando una gestión más eficaz.

La solución  “Portal del Empleado”, desarrollado sobre APIA BPMS, y totalmente adaptado a las necesidades del IDAE, se implementó en 4 meses, abordando las fases, de reingeniería, automatización, Integración, implantación y gestión del cambio de los procesos:

  1. Gestión de solicitudes de viajes
  2. Gestión de anticipos y gastos de viajes
  3. Gestión de solicitudes de vacaciones
  4. Gestión de Imputación horas a proyectos.

Sus principales características son:

  • Solución flexible y totalmente parametrizable.
  • Políticas y reglas de negocio parametrizables.
  • Perfiles de acceso parametrizables.
  • Interface gráfica parametrizable.
  • Mecanismo real-time de alertas y atrasos.
  • Gestión por indicadores (KPIs).
  • Gestión electrónica de documentos.
  • Permite la firma digital de datos y documentos.
  • Códigos de barra, OCR y búsquedas full-text.
  • Auditoría total de la información.
  • Listas de pendientes y control de plazos.
  • Fácil de extender con nuevas funcionalidades.
  • Modificaciones rápidas y de bajo costo.
  • Implementable sobre cualquier plataforma tecnológica.
  • Fácil de integrar.

 

 

Gracias a la solución de -Portal del Empleado- de ALBATIAN, hemos logrado en esta primera fase un sistema homogeneo y acoplado con el resto de sistemas vigentes en la organización” .

Juan Carlos Oliden
Jefe de Tecnologías de la Información (IDAE)

 

Caso de éxito-IDAE-Juan Carlos Oliden

 

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