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PROCESS MANAGEMENT IN THE BANK GUIPUZCOANO
BANCO GUIPUZCOANO (BANCO SABADELL en la actualidad), MEJORA SU "GESTIÓN DE PROCESOS" CONSIGUIENDO UN MAYOR CONTROL OPERATIVO, ASÍ COMO UNA MAYOR ADAPTABILIDAD, FLEXIBILIDAD Y RÁPIDEZ A LOS CAMBIOS DEL NEGOCIO.
SECTOR: FINANCIERO
PERFIL DEL CLIENTE:
BENEFICIOS OBTENIDOS
- Adaptabilidad: Los cambios de estrategia, organización y operativa, son analizados y diseñados de manera más eficiente, se identifican rápidamente los impactos en la organización y se adoptan las medidas necesarias.
- Seguimiento y Control: Se observa todo el proceso y se identifican y gestionan los factores críticos de los mismos.
- Eficiencia / Eficacia: Las técnicas de análisis de procesos empleadas permiten la mejora de la eficiencia ya que se elimina todo aquello que no aporta valor al proceso y eficacia ya que se asignan los recursos de una manera más objetiva, obteniendo una eficiencia muy importante en la fase de definición y despliegue de los propios procesos.
DESCRIPCIÓN DEL PROBLEMA
Dentro de los Planes Estratégicos del Banco Guipuzcoano, la mejora de la eficiencia y eficacia y, en definitiva, la mejora de su organización interna y formas de trabajo, constituía uno de los ejes prioritarios a desarrollar dado su impacto en la transformación deseada para la entidad.
El primer problema que se le presentó fue el hecho de lograr mejorar la adaptabilidad y agilidad a los cambios del sector, sin perder el buen control llevado hasta el momento en lo relativo al gerenciamiento y la operación.
La entidad llevaba trabajando, desde hacía años en la edición de las normativas y en la definición de los procedimientos operativos. Estos procedimientos estaban soportados en Fichas de Procedimientos, en una aplicación Lotus Notes, estaban asociados al Terminal Financiero y eran accesibles por los usuarios a través del portal Web. Pero estos procedimientos no facilitaban una estructuración y alineamiento ante los cambios frecuentes de la entidad, originando dificultades en la identificación y desarrollo de propuestas de valor añadido para los clientes, un aumento de los costes y esfuerzos y cierta dificultad a la hora de priorizar las acciones a realizar.
Una segunda dificultad venía originada por el alto grado de rotación de la personas en la Red, hecho que dificultaba la transmisión del conocimiento tanto de la normativa como de la forma de ejecutar los procedimientos.
DESCRIPCIÓN DE LA SOLUCIÓN
El objetivo general del proyecto fué la “Formulación de un modelo director de procesos” a través del cual se consiguió, una mayor homogenización y visibilidad del negocio a través de su estructuración y formalización en procesos y una capacitación más rápida y efectiva del personal de negocio, gracias al portal de procesos generado.
Para llevar a cabo el proyecto y, permitir cumplir con el objetivo de implementar el “Modelo Director de Procesos”, la entidad necesitó apoyarse en herramientas tecnológicas que permitieran una implantación flexible y rápida. Para ello se realizó un Benckmarking de las principales soluciones del mercado relacionadas con el Business Process Analyce (BPA), siendo seleccionada la herramienta ADONIS de la empresa BOC.
Los factores que llevaron a la selección de esta solución fueron principalmente, la capacidad de adaptación de la herramienta a la metodología definida, un alcance funcional completo (procesos, procedimientos, sistemas, roles, indicadores, controles, documentos), escalabilidad y ergonómia, simulación, evaluación y un factor primordial la capacidad de publicar en un portal Web....
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