Lean+SixSigma+TOC ofrecen métodos para la mejora continua de procesos en BPM

Por: Pedro Robledo, experto en BPM y transformación digital

La disciplina de gestión por procesos (BPM – Business Process Management) hace realidad la mejora continua de cualquier organización, al permitir gestionar los procesos de negocio de una forma eficiente, eficaz y fiable.  Al buscar la calidad de una organización nos  referimos a conseguir un grado de características inherentes que cumple unos requisitos, necesidades o expectativas establecidas, buscando ahorro de costes, más ingresos, mayor productividad, mayor rentabilidad, mayor satisfacción de los clientes, mejora de la imagen, motivación e implicación de los empleados, flexibilidad y preparación para el futuro, responder mejor a clientes y a las oportunidades de negocio, mejorar el ciclo tiempo / velocidad, mejorar la satisfacción, retención, y crecimiento de los clientes.

Estos requisitos, necesidades o expectativas se convertirán en algún momento empresarial en objetivos estratégicos a conseguir.  Mediante BPM, las empresas pueden tener modelizados y diseñados los procesos transversales para poder gestionar una correcta monitorización de los indicadores claves relacionados con los objetivos a conseguir y si es necesario realizar las optimizaciones oportunas que faciliten alcanzar esos objetivos estratégicos.

Para dar un gran salto cualitativo y cuantitativo en la mejora de sus procesos y recursos empresariales, así como de lograr una verdadera agilidad empresarial, debemos aplicar metodologías de mejora continua que permitan la optimización de los procesos operativos de forma que se pueda conseguir un mayor efectividad, eficacia y rendimiento en la ejecución empresarial orientada a obtener los resultados fijados.  

Destacan tres metodologías de mejora continua (Lean, SixSigma y TOC), que además son complementarias, permitiendo focalizarse en diferentes puntos de mejora de un proceso, e incrementar la satisfacción de los clientes al ofrecer en el tiempo correcto la calidad requerida de los productos y servicios.

Veamos los que ofrecen las tres metodologías de mejora continua:

• LEAN: (nombre denominado por James Womack a la filosofía de gestión utilizada por Toyota en los años 50) es una metodología de mejora que proporciona un camino a seguir para mejorar continuamente la eficiencia (capacidad para conseguir un efecto determinado haciendo las cosas bien desde el principio) en los procesos de fabricación o prestación del servicio. Para ello se apoya en la supresión dentro del proceso productivo de todo aquello que no aporta valor, permitiendo trabajar de una forma más eficiente y con un menor consumo de recursos.  De esta forma, se alcanzan resultados inmediatos en la productividad, competitividad y rentabilidad del negocio. Una buena aproximación al pensamiento de la metodología Lean para trabajar en la mejora de los procesos es el cálculo del “Takt Time”( el tiempo medio entre el inicio de la producción de una unidad y el inicio de la producción de la siguiente unidad): el ratio al que necesitamos producir para alcanzar las demandas de los clientes, para luego, balancear los recursos a este ratio. En el pensamiento Lean, cualquier capacidad en las operaciones que sea mayor que la cantidad necesaria para satisfacer la demanda de clientes, será considerado un desperdicio que no producirá valor, por lo que todas las iniciativas de mejora en Lean se centrarán en eliminar estos desperdicios y en equilibrar la capacidad con la demanda.  

• Six Sigma: (desarrollada en 1985 por Bill Smith de Motorola) es una metodología de mejora que proporciona un camino a seguir para mejorar continuamente la calidad del producto o servicio, buscando ahorro de costes, permitir aumentar la satisfacción del cliente, conseguir el 99,9999% de eficacia (capacidad de lograr el efecto que se desea o se espera) y eliminar la variabilidad y el desperdicio. Para ello se centra en reducir (hasta casi cero) los defectos (cualquier cosa que no cumple los requisitos del cliente) y variaciones en los procesos, los costes de calidad, los tiempos de ciclo y aumentar la productividad y la satisfacción de los clientes a través de la reducción de variaciones en los productos y los procesos para proporcionar a las organizaciones una ventaja competitiva sostenible en el tiempo. La metodología Seis Sigma basa la mejora continua en dos grandes indicadores: la velocidad con que se realiza un proceso (tiempo de ciclo) y el número de errores que llegan al cliente (interno/externo). 

• TOC (Teoría de las Limitaciones – Theory of Constraints): (creada en 1970 por el físico Eliyahu M. Goldratt en su famosa novela empresarial “La Meta”) es una metodología de mejora que proporciona un camino a seguir para mejorar continuamente la capacidad de producción. Para ello se basa en atacar las restricciones o cuellos de botella (que marcan el ritmo de los procesos) que limitan la capacidad de los procesos productivos. El objetivo de esta teoría es que las empresas ganen dinero para lo cual se centra en tres indicadores de los procesos: las empresas deben maximizar sus ventas (throughput – la salida del proceso menos las entradas del mismo - ) asegurando su presencia en el mercado, reducir los inventarios (el coste de los materiales almacenados) y minimizar los gastos operacionales (los gastos asociados a transformar los inventarios en throughput - valor generado-), que incluye los costes directos, indirectos y de los activos de la empresa.

Una de las principales herramientas para la mejora continua en las empresas es el conocido Ciclo Deming o también nombrado ciclo PDCA  (Plan - planificar, Do -hacer, Check - verificar y Act – actuar) indicando que se deben llevar a cabo consecutivamente la secuencia lógica de esos cuatro pasos. Pero este ciclo se ha visto modificado por las metodologías Lean y SixSigma, definiendo un ciclo de cinco pasos, denominado DMAIC (Define - definir, Measure - medir, Analyze - analizar, Improve  - mejorar y Control -controlar). Pero cuando queremos utilizar Lean+SixSigma+TOC+BPM debemos añadir dos pasos adicionales (SDMAICR): la selección de un proceso a mejorar al principio del ciclo y la reutilización de la mejora al final del ciclo. Veamos estas siete etapas:

• Select (Selección): Selección del proceso correcto a mejorar para conseguir ciertos objetivos concretos
• Define (Definir): Definir el problema correcto (ineficiencias -LEAN-, defectos y variaciones – SixSigma y/o Cuellos de Botella – TOC), identificando los KPIs (Indicadores clave del proceso) relacionados con los objetivos a conseguir, así como las limitaciones y excepciones del proceso.
• Measure (Medir): Entender el rendimiento actual del proceso monitorizando los KPIs y la información del proceso, identificando las variaciones del proceso, los cuellos de botella y las ineficiencias.
• Analyze (Analizar): Determinar las causas raíz del problema, para identificar qué es erróneo y qué está causando variaciones y excepciones inesperadas en el proceso. Mediante la simulación de procesos con datos históricos se consigue detectar las causas raíz.
• Improve (Mejorar): Evaluar diferentes alternativas de solución para determinar cuál es la más adecuada para la mejora buscada.
• Control (Controlar): Comprobar el correcto funcionamiento de la aplicación de la alternativa seleccionada, monitorizando los KPIs.
• Realize (Reutilización): Replicación y estandarización de la implementación exitosa de la solución, en otras unidades de negocio, áreas geográficas, equipos…

Lean, Six Sigma y TOC ofrecen a BPM metodologías de mejora continua para optimizar los procesos de negocio, y BPM proporciona las capacidades necesarias (modelado, análisis, simulación, toma de decisión, flujos automatizados, orquestación de tareas, monitorización de KPIs…) a estas metodologías para asegurarse que los participantes de un proceso están focalizados en tareas de valor consiguiendo la productividad exigida para satisfacer a los clientes y conseguir los objetivos estratégicos.