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El Ciclo de Vida de la Transformación Digital

Por: Pedro Robledo, experto en BPM y transformación digital

Cuando una empresa se plantea la Transformación Digital se encuentra con dos principales obstáculos, la falta de entendimiento sobre qué es la Transformación Digital y no saber cómo empezar. El planteamiento ya es un primer paso, porque se habrá dado cuenta que no puede perder competitividad por su incompetencia digital, y no está dispuesta la organización en desaparecer en un futuro próximo si no hace nada al respecto.

Es importante ser conscientes que la Transformación Digital se refiere al uso de tecnologías digitales para conseguir nuevos modelos de negocio donde se entremezclan los mundos físico y digital, con mejoras disruptivas en la organización consiguiendo ser más competitivo, aumentar los ingresos, mayor eficiencia y una mayor satisfacción del cliente (o ciudadano), que va a producir tres cambios principales en la organización: cambio de la oferta de productos y servicios, cambio de la cadena de valor y cambio del modelo de negocio.

El ciclo de vida de la transformación digital representa un viaje de innovación que busca la excelencia continua para responder con agilidad a los posibles cambios económicos globales, la competencia empresarial, las nuevas regulaciones, las nuevas disrupciones tecnológicas por llegar y sobre todo dar respuesta a las nuevas expectativas de los clientes. Como cualquier gestión es necesario que incluya un primer paso de DEFINICIÓN (identificar el nuevo modelo de negocio digital y definir los objetivos o retos a conseguir), un segundo paso de IMPLEMENTACIÓN (ejecución del nuevo modelo) y un tercer paso de EVALUACIÓN (monitorizar el cumplimiento de objetivos estratégicos analizando los resultados y observando las tendencias).

La transformación digital debe entenderse como un proceso de innovación permanente, que lo representamos como un ciclo continuo. Veamos en detalle cada una de estas tres principales fases del ciclo de vida de la Transformación Digital:

1.- Fase de Definición de los tres principales cambios de la nueva Organización Digital:

cambio de la oferta de productos y servicios; cambio de la cadena de valor; y cambio del modelo de negocio. Para tal fin, se deben realizar las siguientes etapas:

A) Etapa de Innovación Digital estratégica: Proceso que comienza comprendiendo las estrategias y los objetivos de la organización, replanteando completamente sus operaciones, para que garanticen una atractiva propuesta de valor para los clientes. A continuación, se traduce la visión digital y la estrategia empresarial para conseguir la transformación digital en cambios estructurales efectivos mediante la creación, comunicación y la mejora de los requerimientos, principios y modelos clave que describen el estado futuro de la organización y habilitan su evolución digital.

Para ello es necesario aplicar la disciplina de Arquitectura Empresarial (AE – EA en inglés Enterprise Architecture) que brinda la capacidad más completa de llegar a un entendimiento común sobre cómo es realmente la infraestructura y el funcionamiento del negocio (estrategias, operaciones, sistemas y tecnologías de la información) y así saber con más certeza qué, dónde, cuándo, cómo, y por qué transformar digitalmente la organización. Con la Arquitectura Empresarial se articula el estado digital futuro deseado y su plan correspondiente para conseguirlo, alineando la estrategia y los requerimientos tácticos. Se definen las relaciones entre los tres principales activos de una empresa: Negocio (Estrategia, Calidad, Cadena de Valor, Oferta Productos y Servicios), Organización (unidades funcionales, colaboradores terceros, ubicaciones) y Procesos (Modelos de Procesos, eventos, reglas de negocio, actividades, flujos). Este estudio permite identificar los procesos clave para adaptarlos a los nuevos modelos de negocio, y qué cambios efectivos son necesarios eliminado los recursos que no aporten valor (personas, sistemas de información, tecnología, personas, objetos inteligentes…).

La transformación digital implica un importante cambio de la cultura organizativa, siendo un factor muy crítico de éxito para la eficiencia y la eficacia de la transformación. El cambio organizacional provocado conlleva a un cambio de actitud de los empleados, porque les cambia la forma de hacer y supervisar el trabajo de su responsabilidad. El cambio reta a los trabajadores a aprender, a adaptarse, a asimilar información y a alcanzar nuevas habilidades. Para que el cambio sea exitoso, se requiere que el empleado esté motivado, y para ello, tendrá que conocer los objetivos del cambio y disponer de las herramientas y la información necesaria para su nueva forma de trabajo. Para gestionar el cambio digital será necesario liderar sistemáticamente un proyecto paralelo que cree un clima para el cambio, comprometa y habilite a toda la organización, motive a los implicados al cambio, que se asimile que es un cambio de mejorar e ir consiguiendo implantar y mantener la transformación con logros a corto plazo y a lo largo del tiempo.

B) Etapa de Modelización de Procesos Clave: Con los objetivos estratégicos y tácticos definidos en la Arquitectura Empresarial, se prioriza la modernización, la racionalización y la simplificación de los procesos de negocio actuales, así como la creación de los nuevos procesos claves necesarios para los nuevos replanteamientos del negocio.

Mediante soluciones BPA (Business Process Analysis) se identifican los procesos de extremo a extremo, definiendo los modelos de negocio (representación de los procesos de negocio en BPMN – Business Process Model & Notation); realizando simulaciones sobre el modelo buscando ineficiencias, posibles errores de funcionamiento e incoherencias; y analizar los factores que permiten y limitan al proceso, así como verificar que los modelos están alineados con las metas estratégicas y objetivos de rendimientos deseados.

2.- Fase de Implementación de los Procesos Clave de Negocio:

Una vez se tienen los modelos de los procesos clave, se requiere su implementación, es decir, la automatización de los procesos de negocios para su ejecución en un motor BPM:Workflow (Business Process Management Workflow), teniendo en cuenta la integración necesaria con las tecnologías (SMACT: Redes Sociales, Movilidad, Analítica o BigData, Cloud y Things – Internet de las cosas).

El motor de BPM como orquestador (organizador, controlador y supervisor) será el encargado de ejecutar las diferentes instancias de proceso (diferentes casos de cada modelo de proceso) respondiendo a todos los eventos que ocurran, asignando óptimamente todas las tareas de forma priorizada a los participantes de un proceso para que sean resueltas a tiempo y buscando la satisfacción de los clientes.

Se consigue una trazabilidad completa al conectar los cuatro principales pilares en todos los ámbitos de la organización: DATOS (información de negocio que fluye por el flujo de los procesos y la información inherente de la ejecución de las instancias de proceso por el motor BPM:Workflow); OBJETOS (los objetos inteligentes a través de sus sensores pueden enviar o recibir eventos para responder con una acción interactuando con los procesos); ORGANIZACIÓN (gestión de los recursos que participan en la ejecución del proceso, con asignación dinámica de participantes conforme a sus roles); y PROCESOS (el motor almacena todos los datos pertinentes del procesamiento de los flujos de los procesos, para poder organizar los recursos óptimamente, controlar la ejecución de las actividades, ayudar en la toma de decisiones, responder a los eventos que acontezcan, y supervisar el cumplimiento del rendimiento deseado gestionando métricas basadas en tiempos, costes, capacidad y calidad).

3.- Fase de Evaluación de la Transformación Digital para la gestión del rendimiento y cumplimiento de objetivos, con alineación a la estrategia empresarial y análisis de mejora continua. Se realiza en dos etapas:

A) Etapa de Aprendizaje y análisis avanzado: La Empresa Digital tiene que buscar siempre la excelencia operacional, buscando innovación competitiva. Para analizar qué innovación se requiere, la organización tiene que estudiar el rendimiento actual de los 5 principales pilares (Negocio, Organización, Objetos, Datos y Procesos) con métricas precisas y relevantes.

En la ejecución de los procesos clave que soportan los nuevos modelos de negocio de la Empresa Digital, requiere procesar toda la información en tiempo real (mediante BAM – Business Activity Monitoring), de forma que se disponga de la capacidad de generar alertas o adoptar decisiones ejecutivas con rapidez (reacción a eventos de negocio o cambios a aplicar para la mejora continua) en el momento oportuno. El aprendizaje automático mediante capacidad cognitiva respaldará la toma de decisiones de los participantes del proceso de negocio, ya que les ayudará a tomar decisiones más acertadas fundamentadas en el análisis de la información y grandes volúmenes de datos. Junto con análisis avanzados (Streaming Analytics con la aplicación de metodología CEP -Complex Event Processing- procesamiento de eventos complejos) permitirá a la organización anticiparse para detectar patrones de comportamiento mediante la correlación de eventos que le permitan identificar a tiempo posibles riesgos en operaciones o bien identificar oportunidades que requieren una acción inmediata.

Es necesario alinear el rendimiento de los procesos claves de negocio que soportan el nuevo modelo de negocio digital a los objetivos estratégicos, de manera que se focalice el tiempo y los recursos necesarios a la mejora de aquellos procesos que ayuden a conseguir los retos estratégicos. Las organizaciones necesitan ser flexibles, para estar preparadas a los diferentes cambios, pero siempre orientados a su estrategia, para alinear el comportamiento de las personas hacia la consecución de los objetivos estratégicos definidos. Para ello la organización debería basarse en la metodología BSC o Balanced ScoreCard o Cuadro de Mando integral , que se basa en facilitar la transformación de la estrategia de una empresa en objetivos operativos medibles y relacionados, buscando la creación de valor, y alineando la estrategia con las personas, los procesos, los recursos, el presupuesto y la satisfacción de clientes. Mediante el Balanced Scorecard hace posible el aprendizaje estratégico, una vez probadas las hipótesis de nuestras estrategias es fácil conocer cómo llevar a la compañía a conseguir su visión, se convierte en un proceso dinámico de retroalimentación permanente y si por ejemplo algún factor externo cambia, le permitirá ser proactivo y en forma rápida actuar para adaptarse a las nuevas circunstancias.

B) Etapa de Mejora Continua para la Optimización del Negocio: Dado el entorno cambiante y competitivo al que se enfrentan las empresas, es vital considerar una metodología de mejora continua que permita tener un modelo de negocio digital optimizado, sostenible y rentable. Destacan tres metodologías complementarias entre sí en la búsqueda de la mejora continua de las operaciones de una organización:

• Metodología Six Sigma, que se centra en proporcionar un camino a seguir para mejorar continuadamente la calidad del producto o servicio, buscando: ahorro de costes, eliminar la variabilidad y el desperdicio, aumentar la satisfacción del cliente y buscar el 99,9999% de eficacia.
• Metodología Lean, que proporciona un camino a seguir para mejorar continuadamente la eficiencia en los procesos de fabricación o prestación del servicio. Para ello se apoya en la supresión dentro del proceso productivo de todo aquello que no aporta valor. De esta forma, se alcanzan resultados inmediatos en la productividad, competitividad y rentabilidad del negocio.
• Metodología TOC Theory of Constraints que proporciona un camino a seguir para mejorar continuadamente la capacidad de producción. Para ello se basa en atacar las restricciones (restricción es todo aquello que obstaculiza o nos condiciona llegar a nuestra meta) que limitan la capacidad de los procesos productivos.