La interoperabilidad: El nudo gordiano de la empresa digital

Por Manuel Jesús Morales, especialista en Interoperabilidad y Orientación a servicios

En los últimos años, la Interoperabilidad está apareciendo cada vez más como una característica clave en la Sociedad de la Información. Tanto las empresas como los gobiernos, desde las entidades locales hasta las internacionales, ponen el acento en la Interoperabilidad.

Se dictan leyes que emplazan a las empresas y organismos públicos a facilitar la interoperabilidad de los servicios que ofrecen a los ciudadanos.

Se crean comités y grupos de trabajo internacionales focalizados en articular modelos de referencia que permitan alcanzar la interoperabilidad en las empresas y administraciones públicas.

Pero, ¿qué se entiende por Interoperabilidad? ¿Por qué se le está dando tanta importancia?

En este artículo voy a intentar situar con claridad el concepto y su importancia, a mi juicio trascendental en la evolución actual y futura de la Sociedad de la Información, las empresas y organismos públicos.

LA INTEROPERABILIDAD CON EL CIUDADANO

Con frecuencia se habla de la Interoperabilidad como la capacidad de intercambiar información entre una determinada entidad y los ciudadanos.

En este enfoque encajan los servicios publicados por distintas administraciones en sus sedes electrónicas, poniendo a nuestro alcance la posibilidad de solicitar cita con el médico, solicitar nuestros datos fiscales, solicitar información sobre nuestras cotizaciones, consultar la información catastral de una vivienda, etc, etc.

También corresponden con este concepto de Interoperabilidad los servicios que, siguiendo el mismo modelo, muchas empresas privadas y públicas ofrecen a sus clientes a través de sus portales web y sobre todo mediante Apps en dispositivos móviles.

Sin duda, la posibilidad de que la información esté disponible de forma ágil para los ciudadanos es importante. Y no sólo por sentido común, sino porque además, las leyes lo demandan cada vez en más ámbitos.

LA INTEROPERABILIDAD Y LA INFORMACIÓN

Quizás pueda parecer que el protagonista en esta historia es el ciudadano, pero aquí viene mi primera matización: en Interoperabilidad, el protagonista es la información.

Porque ¿de qué sirve que ofrezcamos información al ciudadano, si esta información no es exacta, completa y segura?

Pero la información, para que esté disponible para el ciudadano, anteriormente ha tenido que ser incorporada, procesada y almacenada por los Sistemas de Información de las entidades. Por lo tanto, resulta crucial la forma en que la información es tratada dentro de las empresas y organismos públicos. Aquí nos vamos acercando más al verdadero sentido de la Interoperabilidad.

Todas estas entidades están “departamentadas”. La información, habitualmente, se procesa y almacena en cada departamento, en cada área funcional o de negocio. Sin embargo, cuando la información dispersa en la entidad se combina, es cuando aporta verdadero valor al ciudadano, y también a la propia entidad (ahí tenemos el Big Data, el Business Intelligence, etc).

Con la información de cada área ocurren varias cosas de especial interés en este contexto:

• Por un lado, habitualmente hay cierta información que es necesaria siempre en muchas áreas.
• Por otro lado, hay cierta información de una área, que es necesaria en otras áreas en determinados casos de uso.
• Y por otro lado, hay cierta información que es corporativa, y que tiene que ser común a todas las áreas.

Ante la necesidad compartida por varias áreas de disponer de cierta información, surge habitualmente la práctica de incorporar, procesar y almacenar dicha información desde varios sistemas de información. Demasiado a menudo esto ocurre por una falta de coordinación y gobierno en la entidad sobre sus distintas áreas de negocio, y las decisiones que toman en materia de desarrollo de sistemas.

Este enfoque suele conducir a información redundante, lo cual en sí mismo no es un problema, siempre que esté controlado. El problema es que a menudo, no está controlado, y cada sistema recoge y trata esa información a su manera. Y entonces el problema no es la redundancia, sino la falta de integridad referencial: lo peor que puede ocurrirle a un conjunto de datos.

Respecto a la información de una área que, en determinados casos de uso, es necesaria en otra área distinta, se suelen implementar soluciones de integración de distinto tipo:

• punto a punto, definiendo una solución a medida de los sistemas implicados, para resolver el caso de uso en particular. Esto es como diseñar un asiento de coche específicamente para una persona concreta.
• diferido, con soluciones que trasladan la información en lotes cada cierto tiempo previamente programado. Esto provoca que, entre cada traslado de lotes, la información no está consolidada y por tanto no es coherente entre distintas áreas.
• a menudo se habilitan incluso procedimientos semi-automáticos, que requieren la acción de algún usuario para replicar datos, enviar hojas de cálculo, listados, etc. Esto implica asumir un elevado riesgo de error, además del problema del punto anterior.

Estas soluciones pueden aportar un resultado suficiente para la necesidad planteada, pero distan mucho de ser la mejor solución, y desde luego están muy lejos de la Interoperabilidad, porque introducen algunos problemas graves que son, justamente, los que resuelve y evita la Interoperabilidad.

Por último, están aquellos datos corporativos que deben ser comunes en toda la organización. Nos referimos a ellos como Datos Maestros, y en su correcta gestión radica uno de los pilares de la Interoperabilidad Semántica. A menudo, las entidades no tienen una estrategia definida en la gestión de los Datos Maestros, lo que provoca frecuentes errores por inconsistencia en los datos, que a menudo ocupan los primeros puestos en la lista de “errores de integración” en los sistemas.

EL ESPEJISMO DE LA PRESUNTA INTEROPERABILIDAD

Puede parecer que, incluso con las soluciones habituales que hemos expuesto hasta ahora, y muchas más que existen, tenemos Interoperabilidad y somos capaces de ofrecer a nuestros clientes y usuarios una serie de servicios de alto valor. Y que pensemos que las necesidades de Interoperabilidad interna están resueltas.

Pero…

• ¿Puede modificar los servicios sin afectar a los sistemas?
• ¿Puede modificar los sistemas sin afectar a los servicios?
• ¿Puede sustituir un sistema por otro sin afectar a los servicios?
• ¿Cuánto le cuesta evolucionar o sustituir los servicios? ¿A cuántos sistemas afecta?
• ¿Cuánto le cuesta evolucionar o sustituir los sistemas? ¿A cuántos sistemas y servicios afecta?
• ¿Cuánto le cuesta adaptar sus sistemas y servicios a una nueva necesidad?
• ¿Cuánto le cuesta sustituir un sistema por otro? ¿Puede permitirse hacerlo o el impacto / riesgo es demasiado grande?

Las soluciones habituales que de forma aún generalizada implementan las entidades privadas y públicas, a lo mejor permiten, en última instancia, compartir información y funcionalidades con otros sistemas y con los usuarios. Pero ¿a qué precio? ¿En qué plazos? ¿Con qué consecuencias?

Todo este escenario genera una especie de espejismo de Interoperabilidad. Y lleva a muchos profesionales a asegurar que tienen el problema de la Interoperabilidad resuelto, cuando en realidad, no es así.

Porque cuando quieran evolucionar un sistema, es muy probable que se vean obligados a modificar, al mismo tiempo, otros sistemas alrededor por el simple hecho de estar acoplados entre sí, es decir, porque las soluciones diseñadas han creado dependencia entre ellos. Estos proyectos, por esta razón, suelen ser mucho más complejos, largos y costosos de lo que deberían. Y no pocas veces, pueden llegar a ser incluso inviables.

Este ejemplo es sólo uno de los problemas que acarrean las soluciones que habitualmente implementan las entidades para resolver sus necesidades de Interoperabilidad. Quizá sea el más frecuente, pero sólo con esto, es más que suficiente para abrir los ojos y ver que, realmente, el problema de la Interoperabilidad no está resuelto en estas entidades.

LA ESTRATEGIA DE INTEROPERABILIDAD

La Interoperabilidad es un asunto estratégico absolutamente central en la gestión TIC de una organización, y permite responder de forma óptima a todas las cuestiones que planteábamos anteriormente.

La Interoperabilidad es la capacidad de una organización de compartir datos y procesos entre sus sistemas de información, con otras organizaciones y con sus usuarios o clientes.

El intercambio de procesos se conoce como Interoperabilidad Funcional, y el intercambio de datos se conoce como Interoperabilidad Semántica, que se refiere a la necesidad de que los datos, además de compartirse, signifiquen lo mismo para todos los sistemas. Para ello es determinante una correcta gestión de los Datos Maestros de la entidad.

Una estrategia de Interoperabilidad óptima será aquella que permita alcanzar estos objetivos de una forma eficiente en costes y en tiempo, incluso reduciendo significativamente los costes de mantenimiento y evolución de los sistemas.

Para adoptar una estrategia de Interoperabilidad adecuada, en primer lugar es necesario analizar la situación de partida de la organización. Hay que analizar su mapa de sistemas, sus necesidades de Interoperabilidad, sus Procesos de Negocio, la manera en que se enfocan los proyectos que incluyen requisitos de integración (que son prácticamente todos), cómo se están tratando los Datos Maestros, qué nivel de estandarización tienen los datos, qué nivel de reutilización se puede alcanzar, etc, etc.

Con un diagnóstico claro, es posible identificar los pasos a dar para que, siguiendo una hoja de ruta que suele tener un largo recorrido, la organización digital pueda alcanzar un Ecosistema de Información interoperable, escalable y eficiente en costes.

En este escenario objetivo, la tecnología se alinea con los Procesos de Negocio y ambas capas, negocio y tecnología, se desacoplan. De esta forma la organización puede responder ágilmente y eficazmente a las nuevas necesidades de negocio que traen los constantes cambios que se producen en el mercado.

Los sistemas de información intercambian información de forma desacoplada, mediante servicios estandarizados, autónomos, abstractos, combinables y reutilizables, con un importantísimo impacto positivo en los plazos y los costes de los proyectos.

Todo el Ecosistema de Información gana en escalabilidad y agilidad para adaptarse con rapidez a las necesidades de sus clientes, de sus usuarios, o del mercado.

La organización gana de esta forma competitividad y capacidad de adaptación, dos características que van de la mano en el mundo empresarial de hoy y de mañana.