Cómo Calcular el ROI de una Iniciativa BPM .

Por: Pedro Robledo, experto en BPM y transformación digital

Dado que la implantación de BPM (Business Process Management) en la organización no es solo la implantación de tecnología BPM, para analizar la rentabilidad que se va a obtener es necesario tener en cuenta todo el Ciclo de Vida de BPM. Así se podrá valorar tanto la inversión a realizar como los beneficios en cada fase.  También hay que tener en cuenta en el análisis el número de proyectos BPM que se implantarán durante el plazo de estudio para que no recaigan todos los costes en el proyecto a estudiar, sino que se divida proporcionalmente.

A priori es posible conocer el importe de la inversión de una iniciativa BPM en la organización, pero lo que es más difícil es estimar los beneficios que podemos obtener de dicha inversión. Es decir, como se refleja la inversión realizada en la organización, entendiendo que van a generar cambios positivos en ella, cualitativos y cuantitativos.  En muchos casos, la propia necesidad de resolver un problema en la organización ya garantiza la inversión, pero aun así será conveniente analizar el retorno.

Para comenzar correctamente el análisis será conveniente tener métricas actuales de la situación previa de la organización antes de arrancar la iniciativa BPM, de forma que nos proporcionen el beneficio a conseguir conforme a los objetivos.

La rentabilidad se analiza con el cálculo del ROI (Return On Investment– Retorno de la Inversión), que es un método que permite evaluar el valor que nos aporta la realización de un determinado proyecto o inversión en Business Process Management. Este análisis compara el retorno de la inversión sobre los costes mediante la construcción de una relación o porcentaje para darnos una idea de cuánto se recupera por cada euro que se invierte.  Si consideramos como tasa de retorno 6 meses, una cifra del 100% significa que retorna la inversión en 6 meses, del 200% en tres meses y así sucesivamente.  Una tasa de retorno de inversión inferior al 0% significa que se han perdido recursos en el proyecto.

Se recomiendan dos cálculos del ROI para un análisis completo, el ROI previsto (cálculo del ROI inicial cuando la iniciativa BPM está en la fase de proyecto) y el ROI Actual (cálculo del ROI durante la implantación y despliegue de BPM en la organización). Este último ROI va a ser útil para proyectos futuros, al conocer si los proyectos actuales son productivos para la organización y cuáles han sido las ventajas y problemáticas de la implantación y despliegue.

Basándome en mi experiencia como consultor apoyando y asesorando a empresas en el cálculo del ROI, las organizaciones se cuestionan principalmente cuatro preguntas de rentabilidad: ¿cuánto van a pagar por los costes en la implantación y el despliegue?, ¿cómo transformar los beneficios no económicos en valores económicos para el análisis?, ¿cómo controlar los riesgos que se pueden generar durante la implantación para que el análisis sea útil? Y ¿cómo realizar el análisis?

Les sugiero la siguiente metodología para el análisis de la rentabilidad de la inversión en una iniciativa BPM calculando el ROI:

1. VALORAR PRESUPUESTO TCO (Total Cost of Ownership)

Inicialmente, se calculará o asignará un presupuesto de inversión para la iniciativa BPM en la organización, que puede ser un porcentaje de los beneficios registrados durante el Año Anterior. Por ejemplo, si los beneficios fueron B €, y se estima un máximo para la Implantación BPM del 10% de los beneficios, tendríamos un presupuesto de (B *0,10 €).  Presupuesto que le llamamos Valor Presupuesto del TCO, considerando TCO (Total Cost of Ownership) como un indicador que mide la eficiencia o el valor de las inversiones necesarias para llevar a cabo el proyecto BPM, que nos va a permitir analizar todos los costes que intervienen como consecuencia de la introducción de BPM, en relación con el presupuesto. Con este valor máximo tendremos ver si conseguimos rentabilidad o se requiere mayor inversión.

2. CUANTIFICAR COSTES PROYECTOS BPM

De la misma forma que cuando una persona se compra un vehículo no se fija sólo en el precio del mismo, sino también en el consumo de gasolina, en el seguro, en las reparaciones y mantenimiento…  a la hora de implantar tecnología BPM, no nos fijamos sólo en el coste de licencias de la solución BPM, o el coste de desarrollar el primer proyecto, sino que debemos analizar todos los costes asociados tales como los costes de soporte, de formación, de mantenimiento y de actualización. Hay que analizar por tanto todos los flujos negativos, es decir el gasto del proyecto en forma de costes visibles directos (como la licencia de software, el precio del hardware, el coste de soporte, el coste de instalación y el coste del personal especializado) y costes ocultos (normalmente no presupuestados inicialmente) que están ligados con la aplicación de la tecnología (seguros, amortizaciones de bienes y software, reemplazo de equipamiento por obsolescencia, Costos legales, patentes, contratos, previsiones legales, costos de personal, costos de escalabilidad del proyecto, servicios regulares, insumos ….), que impactan en la cuenta de resultados de la organización.

3. CUANTIFICACIÓN DE BENEFICIOS

Para llegar a una cifra concreta del ROI es necesario estimar, como cifras económicas, los beneficios obtenidos (cualitativos y cuantitativos) en la implantación de BPM. Es decir, traducir las mejoras a euros, y ésta es la parte complicada del cálculo del ROI, pero es la que aporta más valor al cliente.  Para proporcionar una compresión completa de la rentabilidad de la inversión de BPM, se calcularán los flujos positivos tomando indicadores financieros y no financieros (como: satisfacción del cliente, tiempos de proceso, volumen de proceso, cumplimiento de objetivos o resultados, tasas de errores durante el proceso, reducción de los riesgos, tiempos de respuesta …).

Se pueden identificar cinco ejes para investigar beneficios potenciales dónde centrarse para establecer indicadores a utilizar para los cálculos: automatización,  optimización, calidad, desarrollo de la solución y cumplimiento de los marcos regulatorios.

Para el cálculo de los flujos positivos podemos calcular los ingresos generados por el proyecto en forma de reducciones de tiempos y costes de procesos y de incremento de cuota de mercado gracias a la liberación de recursos, es decir, los ingresos se producirán en forma de incrementos de productividad, que se medirán tomando una unidad de base que nos permita convertir el beneficio en dato económico. Por ejemplo, si reducimos los costes laborales por la automatización de procesos, tomaremos como unidad de base el coste del personal relacionado con procesos: así si se consigue por ejemplo un ahorro de 5 trabajadores en el proceso con salario promedio de 1000 €/mes, genera un impacto positivo de 5 x 1000 x 12 = 60.000 €/año.

En el caso de ahorro de costes directos (como ahorro de papel):  si se generan al mes aproximadamente 1500 facturas en papel y ahora con BPM no se imprimen, el ahorro sería: considerando que 1 paquete de 500 hojas vale aproximadamente 2 €, entonces cada hoja nos cuesta 0,004 €.  Si cada factura se imprime en una única hoja, la factura sale a 0,004€.  El envío de la factura por Correos Postal cuesta el sobre (0,95 € unidad), la impresión destinatario 0,10 € y el sello 0,50 €.  Por lo tanto: 1500 facturas x (0,004 hoja + 0,95 sobre + 0,10 impresión + 0,50 sello) = 1500 x1,554 = 2.331 € ahorro al mes  x12 meses= 27.972 €

Más impactos positivos en el negocio: Aumento de margen bruto (ej. eliminación de intermediarios); Ahorro de costes por reducción de tiempos; Ahorro de costes en la automatización de procesos manuales; Ahorro de costes por integración automática con aplicaciones; Ahorro de costes de obtención de información; Ahorro de costes en tiempo en toma de decisiones; Incremento de beneficios por Calidad; Incremento de beneficios por mejora disponibilidad; Descenso de pérdidas por fraude; Beneficios por mejora de procesos; Beneficios por captación de clientes; Beneficios por venta de productos personalizados…

4. APLICAR FÓRMULA DEL ROI

La fórmula del ROI muestra la razón de la ganancia neta de un proyecto propuesto, dividido por los costos totales. Expresado como fórmula, se puede representar como ROI = (beneficio neto acumulado) / (inversión total).  El beneficio neto acumulado será igual a la resta de los flujos negativos de los flujos positivos, y la inversión total la expresamos en los flujos negativos calculados en el TCO. El ROI resultante puede ser expresado como un porcentaje o como un valor económico de retorno versus cada unidad económica invertida.

La gran mayoría de las implantaciones de BPM no permiten estimar de una manera completamente fiable cuál será la rentabilidad que la organización obtendrá por el hecho de implantar BPM, pero usando buenas prácticas y la metodología explicada se puede hacer una estimación que ayude a los directivos en la toma de decisiones concretas al respecto.