¿Cómo seleccionar software BPM?

Por: Pedro Robledo, experto en BPM y transformación digital

La selección de software para la implantación tecnológica de la disciplina Business Process Management (BPM - Gestión Por Procesos) dependerá principalmente de si deseamos cubrir todo el ciclo de vida de BPM o solo alguna de las fases.  La metodología de selección que se explica a continuación es válida para ambos casos, pero será necesario tener en cuenta al definir los criterios de evaluación cuál es el alcance que se busca (respecto del ciclo de vida de BPM), para poder evaluar productos semejantes.

Plataformas BPM

Si lo que buscamos es una plataforma tecnológica BPM que cubra la mayor parte de las etapas del ciclo de vida de BPM para la mejora continua de los procesos de negocio, tenemos varios tipos de plataformas siguiendo la clasificación que hace Gartner: plataforma básica BPM, BPMS (Business Process Management Suite) e IBPMS (Intelligent Business Process Management Suite).  Será imprescindible fijarse bien en los criterios que se evalúan en los análisis realizados por los analistas (Gartner, IDC, Forrester…) para no descartar soluciones que no aparezcan en estos informes, porque podrían ser soluciones adecuadas para nuestros requerimientos. O también, se puede considerar un conjunto de soluciones de software de diferentes fabricantes que se complementen (aunque se deberá estudiar a ambos fabricantes y su futuro).

En la figura 1 se identifican las características diferenciadoras entre los tres tipos de plataformas BPM clasificadas por Gartner.

Figura 1. Diferencias entre los 3 tipos de Plataformas BPM

Proceso para la selección de Plataforma BPM

Para la selección de la mejor solución BPM se debe definir un proceso concreto que se ajuste a valorar cómo la solución responde a nuestros requerimientos técnicos concretos, pero sin obviar otros criterios importantes como por ejemplo, el futuro del proveedor y su situación en el mercado (se analiza más adelante). Cuando asesoro en la selección de software, recomiendo basarse en el siguiente proceso (modelado a alto nivel en la figura 2) que incluye tres principales fases:

Figura 2. Proceso Selección Software BPM

Fase 1. Definir criterios para la selección y recopilar lista potenciales proveedores

1. Definir Pliego (RFP – Request For Proposal) para la Selección, donde se incluyen todos los criterios necesarios para poder evaluar una propuesta. Se define la  jerarquía de criterios y subcriterios para la selección. Es necesario ponderar los criterios (cuantitativos y cualitativos) para poder posteriormente calificar las propuestas. Estas consideraciones para la calificación de las propuestas se deberían proporcionar a los potenciales proveedores (para que no envíen propuestas si consideran que no pueden ganar).  Resultado: Documento Pliego y Criterios de Evaluación
2. Seleccionar Lista de Potenciales Proveedores. Se decide tanto las soluciones potenciales como el proveedor (fabricante o distribuidor) que comercializa la solución. Recomiendo no basarse solo en los proveedores que se reflejen en un informe de un analista como Gartner, IDC o Forrester, porque algunos proveedores no aparecen porque no han proporcionado información al analista, o han quedado fuera por el número límite de productos seleccionados para la evaluación. Resultado: Lista de Potenciales Proveedores.
3. Enviar Pliego (RFP) a Potenciales Proveedores, indicando la fecha límite de recepción de propuestas.

Fase 2. Análisis de pliegos recibidos de los potenciales proveedores

1. Recepcionar Candidatos (Respuestas al Pliego) hasta la fecha límite. 
2. Analizar Propuestas y Seleccionar Candidatos Finales. El análisis requiere evaluar los requisitos y calificar las propuestas conforme a los criterios y ponderaciones definidos en el pliego. Con las puntuaciones se deberán seleccionar los candidatos finales (normalmente un máximo de 3 candidatos). La selección puede basarse solo en la puntuación conseguida (los de máxima puntuación) o también tener en cuenta las conclusiones obtenidas del análisis sobre cada candidato.  Resultado: Documento Análisis previo de proveedores y justificación selección de 3 candidatos finalistas. Y el guión de la demo/prototipo a realizar por los finalistas.
3. Comunicar a los Finalistas proporcionándoles la Guía para la Demo o Piloto. Para la selección final los candidatos elegidos tendrán que realizar una demo o piloto (prototipo) sobre un proceso concreto, por lo que es necesario proporcionarles la información requerida para poder prepararse. Además se le proporciona el tiempo que se les ofrece para presentarlo.

Fase 3. Análisis soluciones/proveedores finalistas y seleccionar ganador

1. Realizar Demo o Piloto con Finalistas. Cada candidato finalista realizará una presentación mediante una demo de la solución o del prototipo desarrollado ad-hoc. A los finalistas se les proporciona un guión con el objetivo de marcar la dedicación y los temas que se quieren revisa el día de la demo de la solución ofertada.  La demo/piloto busca verificar los puntos más importantes en cuanto a la funcionalidad de la solución, entender los pasos a seguir para implantar la solución y entender la oferta económica para redimensionar la arquitectura necesaria (licencias).
2. Analizar y Comparar a los Finalistas. Los participantes en la elección analizan la Demo o Piloto realizado por cada candidato otorgándole una puntuación argumentada. Resultado: Documento comparativo de las  soluciones evaluadas y conclusión de la solución con mayor puntuación.
3. Decidir Proveedor. La decisión se basará en el documento comparativo inicialmente, pero puede requerir un análisis final del Coste total de la Propiedad (TCO) para comparar las tres soluciones y considerar el resultado del análisis para la decisión. Y también es posible solicitar una licencia trial para probar las soluciones durante 1 a 2 meses si se requiere comparar algunas de las soluciones finalistas o para verificar que la solución seleccionada es la adecuada.

Definición de criterios para la selección de plataforma BPM

Para entender qué criterios se pueden incluir en el pliego de requerimientos para ponderar posteriormente, y así  calificar con argumentos una propuesta de plataforma BPM, se pueden utilizar los informes de los principales analistas tecnológicos: Gartner, IDC, Forrester, Ovum e Info-Tech. Voy a repasar en qué se basa cada uno de los analistas principales, para que posteriormente cada uno pueda decidir sus propios criterios de evaluación. 

• Gartner Group evalúa a los fabricantes  de BPM usando el modelo de lo que denomina cuadrante mágico  (Magic Quadrant) que organiza a los fabricantes utilizando una matriz bidimensional que los evalúa basados en su amplitud de  visión y su capacidad de ejecución. Utiliza 15 criterios y clasifica a los fabricantes en cuatro categorias: líderes (bien hoy y bien en el futuro), aspirantes (bien hoy y no se sabe en el futuro), visionarios (mal hoy pero bien en el futuro) y nichos específicos (de nicho y no se sabe en el futuro).
• IDC clasifica a los diferentes fabricantes en cuatro categorías: participantes, contendientes, principales jugadores y líderes. Y basa su análisis en dos ejes: estrategias y capacidades. Y refleja la presencia en el mercado gráficamente.
• Forrester clasifica a los diferentes fabricantes en cuatro categorías: apuesta con riesgo, contendientes, fuertes ejecutores y líderes. Y basa su análisis en dos ejes: fortaleza de oferta actual y fortaleza de la estrategia. Y refleja la presencia en el mercado gráficamente.
• Ovum clasifica a los diferentes fabricantes en tres categorías: Líderes, Retadores y Seguidores. Y basa su análisis en dos ejes: Evaluación técnica y evaluación de ejecución. También suele analizar a los fabricantes según el impacto en el mercado.
• Info-Tech clasifica a los diferentes fabricantes en cuatro categorías: Campeones, Pilares del Mercado, Innovadores y Jugadores Emergentes. Y basa su análisis en dos ejes: Evaluación de Producto y Evaluación del Fabricante, según liderazgo o arrastre.

Cada Analista evalúa el mercado de BPM con diferentes criterios concretos (ver figura 3), lo que puede ayudar en la selección de un software BPM.  Pero en cada evaluación la selección dependerá de los requerimientos propios de la empresa y cómo éstos se alinean con lo que ofrece cada fabricante, por lo que será necesario definir en el RFP los criterios concretos necesarios para realizar una correcta evaluación.

Figura 3. Criterios de Evaluación utilizados por los principales Analistas

En mis asesorías ayudando a las organizaciones a seleccionar su plataforma BPM apropiada para sus requerimientos, les sugiero centrarse en definir preguntas concretas sobre 6 ejes de estudio agrupados en dos principales grupos de valoración:

Figura 4. Ejes de Valoración de una Plataforma BPM

1.  El fabricante de la solución BPM (proveedor). Evaluando:  

a) Viabilidad del Proveedor,  estudiando su localización geográfica (locamente con oficina propia o mediante distribuidor), tamaño de empresa, cuota de mercado, estructura organizativa, madurez de producto, madurez de fabricante, origen del proveedor…

b) Visión del Proveedor, evaluando su evolución como fabricante, roadmap de productos, número de versiones al año, oferta de productos, inversión en I+D+i…

c) Servicios del Proveedor, valorando sus servicios de formación (Presencial, Online, Gratuita -Videos/MOOC/libros/Manuales-, sus servicios de consultoría (Implantación/Negocio/Técnico …),  servicios de soporte (online , local), 24x7, servicios de mantenimiento…

2.  El producto y servicios  BPM que ofrece. Evaluando:

a) Costes Productos y Servicios (Consultoría, Soporte y Formación),  valorando el tipo de usuarios que se necesitan (licencias flotantes -concurrentes- , licencias permanentes, por suscripción); adquisición individual, paquetes, descuentos…; costes de mantenimiento anual; actualizaciones de versión incluidas; costes de soporte; coste instalación; coste formación; coste consultoría; licenciamiento: opensource,   on-premise,  cloud público/privado/hibrido (saas, iaas, paas, bpaas);

testing herramienta gratuito 30 días…

b) Tecnología Producto, valorando Tecnología .NET/JAVA; Sistema operativo (Mac OS, Windows, Linux, Unix…); Idioma; Accesibilidad; Requerimientos de Hardware; Requerimientos de Software; Movilidad; Conexión Redes Sociales; Integración…

c) Funcionalidad Producto, estudiando los diferentes requerimientos necesarios que deseamos cumpla la solución BPM.

Cada grupo se ponderará con porcentaje concreto dependiendo de la importancia que considere el evaluador. En la figura 4 se indican porcentajes habituales. Dentro de cada eje se incluirán preguntas concretas marcando en rojo las de más importancia y en negro el resto. Calificando las preguntas por un porcentaje concreto dependiendo de su importancia, siguiendo la siguiente fórmula:

De esta forma, al evaluar todas las propuestas de los candidatos se podrán calificar las preguntas consiguiendo una nota final por solución, y tomar una decisión.