La Arquitectura Empresarial necesaria para no ir a ciegas en cualquier Innovación y Transformación empresarial.

Por: Pedro Robledo, experto en BPM y transformación digital

Todo el mundo constata que las organizaciones tienen que estar innovando o transformándose continuamente para ser competitivas en un mundo cambiante como el actual. Tanto la Innovación (hacer algo diferente o algo nuevo) como la Transformación (hacer cambios en algo que ya existe: optimizar, mejorar…) implicará realizar cambios en la organización para llevarla desde un estado actual a un estado futuro con los cambios implantados.   Considerando que  “el 55% de las 500 organizaciones actuales de Fortune no estarán en la élite de Fortune en el año 2025”  según  la OCDE,  “el 86% de los ejecutivos afirma que la innovación es extremadamente o muy importante para la estrategia de crecimiento de sus empresas, … pero solo el 19% cree tener éxito con cualquiera de los componentes necesarios”  según estudio de IBM Global, y que el  “72% de los programas de transformación fracasa a la hora de cumplir con sus objetivos reales” según McKinsey, cabe preguntarnos  cómo llevar a cabo este proceso de innovación o transformación empresarial.

Mejora de Procesos (funciona el proceso pero queremos que sea más eficiente, efectivo, más óptimo…), Rediseño de Procesos (el proceso no funciona como debiese, hay que corregirlo cambiando el flujo, eliminando partes del proceso, automatizando partes…), Reingeniería de Procesos (revisión fundamental y rediseño radical de procesos para mejoras espectaculares de métricas críticas) o Cambio de Paradigma hacia una Orientación Por Procesos (un cambio en los supuestos básicos que implica un cambio importante de la cultura de la organización), y su gestión del cambio, riesgos e impactos en la organización deberán controlarse e ir tomando las decisiones adecuadas para no fracasar.

Si pensamos en nuestro hogar y en una posible reforma añadiendo un cuarto de baño, tendríamos que considerar que este proyecto sea viable, y para ello tendremos que tener en cuenta que la legislación nos permita hacer modificaciones en nuestra vivienda (por ejemplo, crear una ventana hacia el exterior desde el nuevo cuarto de baño), que al estudiar los planos (cimientos, distribución, sistema eléctrico, sistema de fontanería) se puede llevar a cabo (más capacidad de agua caliente, tuberías más largas, tirar un muro…). Con el estudio se podrá confeccionar un presupuesto y un proyecto de realización. De la misma forma las empresas necesitan estudiar su Arquitectura Empresarial (imagen integral de su organización y las relaciones entre los principales activos de una empresa, incluyendo procesos, personas, productos, servicios, aplicaciones, tecnología, documentos, etc.) para llevar a cabo cualquier proyecto de innovación o transformación empresarial, porque se tiene que saber con la máxima certeza qué, dónde, cuándo, cómo, cuánto cuesta, qué riesgos tiene y por qué realizar ese proyecto. 

Gartner define la Arquitectura Empresarial (AE) como "el proceso de traducir la visión y la estrategia empresarial en cambios estructurales efectivos mediante la creación, comunicación y la mejora de los requerimientos, principios y modelos clave que describen el estado futuro de la organización y habilitan su evolución”. La Arquitectura Empresarial define las relaciones entre los principales activos de una empresa, incluyendo Estrategia (Principios, Misión, Visión, Objetivos, Indicadores, Riesgos,…),  Calidad (Indicadores de Rendimiento y Cumplimiento, Problemas, Oportunidades de Mejora), Organización (unidades funcionales, colaboradores terceros , ubicaciones),  Procesos (Modelos de Procesos, eventos, reglas de negocio, actividades, flujos), Información (Datos), Aplicaciones (Sistemas de Información) y Tecnología (Infraestructura computacional hardware y software, sistemas operativos y de comunicaciones). La arquitectura empresarial es el Mapa que proporciona un entendimiento común de la organización y se usa para alinear la estrategia y los requerimientos tácticos, permitiendo analizar los efectos que tendrán las decisiones de sus directivos, mitigando riesgos y planificando las acciones correctas a ejecutar en el mejor momento para así gestionar las transformaciones que se deseen realizar.

Frameworks que ofrecen unas directrices y guías para aplicar las estrategias de AE en las organizaciones, algunos ejemplos:

• Frameworks privados: – EA IBM Framework – SAP EA Framework – EA Oracle Framework, entre otros
• Frameworks Semipropietarios: – Zachman EA Framework, EA3 Cube, Service-Oriented Modeling Framework (SOMF) (Methodologies Corporation enterprise modeling framework, propuesto por Michael Bell), OBASHI (The OBASHI Business & IT methodology and framework, inventado por Fergus Cloughley and Paul Wallis of Stroma Software Ltd)
• Frameworks Open: – TOGAF: The Open Group Architecture Framework
• Frameworks de Organizaciones Estatales: - DoDAF FEAF (United States Office of Management and Budget Federal Enterprise Architecture),  DODAF (United States Department of Defense Architectural Framework), MODAF (United Kingdom Ministry of Defence Architectural Framework), AGATE (French Délégation Générale pour l'Armement Atelier de Gestion de l'ArchiTEcture des systèmes d'information et de communication)

La Arquitectura Empresarial es fundamental en la Gestión por Procesos (Business Process Management) de una organización porque va a permitir centrarse en el proceso que hay que optimizar (alineado con la estrategia empresarial), qué impactos y riesgos implican los cambios a realizar en un proceso,   cuál es la planificación para llevar a cabo los cambios, ayuda a priorizar y decidir qué hacer y en qué orden,  qué recursos se asignan, … en definitiva, liderar y gestionar correctamente las modificaciones a realizar en los procesos de negocio teniendo como foco los objetivos estratégicos empresariales que deben dictar cualquier análisis de un proceso, representando los ámbitos de estrategia, procesos y sistemas de información con trazabilidad entre cada uno de los ámbitos.