Por qué BPM es vital para las empresas energéticas y utilities

Por: Pedro Robledo, experto en BPM y transformación digital

Muchas compañías de energía y utilities en todo el mundo, han recurrido a implementar Business Process Management (BPM) para la optimización y automatización de sus procesos de negocio de manera transversal de extremo a extremo. La aplicación de BPM a sus procesos operativos, financieros, administrativos y de servicio al cliente, ha proporcionado beneficios vitales para ofrecer servicios al cliente de calidad, garantizar el cumplimiento normativo, y asegurarse brindar servicios 24x7, entre otros.

Podríamos hablar de muchas razones generales que ofrece la disciplina BPM a cualquier organización de cualquier sector, porque las empresas consiguen reducir los tiempos de diseño de productos en un 50% mejorando el “time-to-market”, con productos más competitivos y de mayor rentabilidad; mejoran la eficiencia de los Call Centers en un 60%, reduciendo costes, aumentando la satisfacción y mejorando la gestión de los recursos; reducen los tiempos de gestión de pedidos en un 80% con ahorros de costes, aumentando la satisfacción del cliente y obteniendo mayor rentabilidad; reducen del 50-60% los costes administrativos en casi cualquier proceso, obteniendo un importante ahorro financiero.  Pero, veamos 10 razones por las que cualquier organización energética o utility debería implantar BPM:

1. Garantizar y mantener los estándares de cumplimiento y regulación del gobierno, cumpliendo con los plazos, formularios y documentación para las auditorías. BPM asegura  que las empresas no entren en conflicto con los auditores y reguladores, ante las cambiantes condiciones regulatorias y de gobernanza de los procesos de negocio. Uno de los mayores procesadores canadienses de gas agrio garantiza con BPM el  cumplimiento normativo de los requisitos reglamentarios como Sarbanes-Oxley
2. Maximizar su producción y reducir costos operativos, como una compañía noruega especializada en extracción, distribución y comercialización de gas y petróleo, que usa BPM para apoyar nuevas estrategias tecnológicas encaminadas a cubrir las demandas energéticas futuras, incluyendo la mejora en producción, la reducción de costos operativos y el aprovechamiento de oportunidades en producción en aguas profundas, gas esquisto bituminoso y petróleo pesado.
3. Reducir el tiempo de procesamiento. Una empresa Utility que genera, transmite y distribuye servicios eléctricos en el norte y el sur de Nevada, y brinda servicio de gas natural, automatizó su proceso de descubrimiento legal, mejorando su productividad al reducir el tiempo de procesamiento de 40 horas a 30 minutos a la semana.
4. Automatizar procesos manuales, la operación de minería de carbón a cielo abierto más grande del mundo automatizó sus principales procesos de negocio de distintas áreas de negocio como contratación, compras y venta de carbón. En estos procesos intervienen más de 200 actividades humanas y personales a lo largo de toda la organización.  
5. Visibilidad en los procesos de transacción de energía. Una empresa francesa de energía implantó BPM para ganar visibilidad en sus procesos de transacción, ayudando a que su staff ahorre tiempo en la gestión, entre otros beneficios.
6. Aumentar la productividad general con la integración de nuevas tecnologías con los sistemas existentes, que suele ser una tarea complicada y de riesgo.  Una compañía holandesa especializada en energía y gas implantó BPM para alcanzar los objetivos de excelencia en los procesos de negocio de la compañía y en su estrategia centrada en el cliente, integrando nuevas tecnologías con los sistemas de la compañía.
7. Gestionar riesgos, automatizando la detección y respuesta a fallos en equipos eléctricos. La mayor compañía del sector de la energía eléctrica de la América detecta de manera automatizada los fallos en equipos eléctricos y responde mediante el procesamiento de eventos complejos.
8. Autogestión para la satisfacción del cliente y logrando eficiencias operativas que luego se transmiten al público en forma de un servicio confiable. La empresa colombiana prestadora de los servicios públicos de agua, energía y gas natural, ofrece a sus clientes externos la posibilidad de iniciar procesos desde la comodidad de sus hogares. Anteriormente requerían atención presencial, que en la mayoría de los casos implicaba largos desplazamientos y largas colas.
9. Reducir drásticamente el gran volumen de documentos en papel y estandarizar documentos. Una compañía especialista británica en generación de energía ha identificado y rastreado procesos para fijar estándares, reduciendo drásticamente el gran volumen de documentos en papel y poniendo fin a los retrasos causados ​​por los cuellos de botella y la necesidad de múltiples aprobadores en diferentes ubicaciones.
10. Sentido de propiedad del proceso para la revisión y mejora continua. Obtener acceso a datos de alta calidad para calcular los costos del trabajo puede ser bastante complejo y llevar mucho tiempo. Un proveedor australiano de servicios de gestión del agua que se compone de tres organizaciones asociadas, mediante BPM disponen de más control sobre las actividades diarias, una perspectiva definitiva sobre el costo real de ciertos trabajos y una comprensión más clara de las funciones y responsabilidades de cada miembro. Lo que condujo a un cambio cultural general, ya que los gerentes adquirieron un sentido de propiedad del proceso para la revisión y mejora continua.

La Gestión POR Procesos (BPM) en la empresa nos va a permitir fundamentalmente a conseguir las 5Es operacionales: 

1. Eficacia Operacional: BPM proporciona la capacidad de lograr el efecto que se desea o se espera 
2. Eficiencia Operacional: BPM proporciona la capacidad para conseguir un efecto determinado 
3. Excelencia Operacional:  BPM proporciona calidad superior de perfección y características sobresalientes
4. Éxito Operacional:  BPM consigue alcanzar resultados positivos
5. Estrategia Operacional:  BPM consigue la consecución de los objetivos empresariales.